InoTec Organisationssysteme – Production Scanners Made in Germany || Nachrichten || So finden Sie den richtigen Produktionsscanner: 8 Praxis-Tipps

Eine erfolgreiche Digitalisierung setzt voraus, dass auf Papier vorliegende Informationen schnell und zuverlässig in elektronische Prozesse überführt werden. Eine Schlüsselkomponente dabei sind Produktionsscanner. Bei der Auswahl der richtigen Ausrüstung müssen wichtige Kriterien und Zusammenhänge beachtet werden. Peter Tritlocher, Scanner-Experte und Gründer des Hochleistungsscanner-Spezialisten DataVine, gibt wertvolle Praxistipps und räumt mit weit verbreiteten Irrtümern auf.

Tipp 1: Geschwindigkeit und Durchsatz sind zwei verschiedene Dinge.

Eine hohe Scangeschwindigkeit ist Voraussetzung für einen hohen Durchsatz. Mindestens ebenso wichtig ist jedoch die „Ausdauer“ eines Scanners: also die Fähigkeit, stunden- oder ganze Schichten ohne Unterbrechung zu scannen. Nur so ist eine hohe Scangeschwindigkeit gewährleistet. Und nur so lässt sich ein hoher Durchsatz erzielen. Die Grundfunktionen und Qualitäten für unterbrechungsfreies, prozesseffizientes Scannen sind vor allem ein zuverlässiger Papiereinzug, eine sichere Papierführung, ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit und nicht zuletzt eine Top-Bildqualität.

Tipp 2: Machen Sie keine Kompromisse bei der Bildqualität.

Die Bildqualität hat großen Einfluss auf die Prozesseffizienz eines Scanners: Je besser die Bildqualität, desto weniger Rescans sind erforderlich und desto höher ist der tägliche Durchsatz. Darüber hinaus wirkt sich die Bildqualität auf viele nachgelagerte Arbeitsschritte aus. Klassifizierungs- und Indexierungsaufgaben sind nur dann erfolgreich, wenn die Daten und Informationen aus den Bildern richtig erkannt werden. Akzeptieren Sie daher keine Einbußen bei der Bildqualität zugunsten einer höheren Scangeschwindigkeit. Ein guter Produktionsscanner kann beides gleichzeitig: in höchster Qualität und mit höchster Geschwindigkeit scannen.

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Tipp 3: Tappen Sie beim Durchsatz nicht in die Unit-Falle.

Verschiedene Scannerhersteller geben den Durchsatz ihrer Geräte in unterschiedlichen Einheiten an. Das ist ziemlich verwirrend. Richtig verwirrend wird es, wenn undurchsichtige Abkürzungen und vermeintliche Übersetzungsungenauigkeiten hinzugefügt werden, die dem Leser eine Fehlinterpretation seitens des Erstellers suggerieren. Beispielsweise steht „ppm“ (Seiten pro Minute) eigentlich für „Blätter pro Minute“, wird aber manchmal für „Seiten pro Minute“ verwendet. Das mag übersetzungstechnisch stimmen, inhaltlich aber völlig irreführend sein. Denn ein „Blatt“ hat zwei „Seiten“, und wer hier nicht aufpasst, interpretiert eine Durchsatzangabe schnell als 100 Prozent zu hoch. Geben Sie sich also nicht mit „ppm“, „ipm“, „dpm“ und Co. zufrieden. Betonen Sie geschriebene oder deutlich abgekürzte Einheiten in Ihrer Sprache, wie z. B. „sheets per minute“ oder „doc/minute“ (documents per minute) oder deutlich „pages per minute“. Achtung: Die Angabe „Bilder pro Minute“ ist nur scheinbar typisch, da Scanner mit Multistreaming tatsächlich zehn oder mehr Bilder (Snippets) pro Seite liefern. Das ändert aber nichts daran, dass nur eine Seite gescannt wird.

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Tipp 4: Bevorzugen Sie „Made in Germany“.

Deutsche Unternehmen sind Innovationsführer im Produktionsscannen. Dies ist das Ergebnis hoher Aufwendungen für Forschung und Entwicklung sowie kontinuierlicher Investitionen in die fachliche Qualifizierung und Ausbildung der Mitarbeiter. Durch engen Kontakt zu Kunden und Partnern werden laufend aktuelle Marktanforderungen aufgegriffen und in die Produktentwicklung umgesetzt. Hinzu kommt ein effizienter Service und Support mit kurzen und direkten Wegen zum richtigen Ansprechpartner. „Made in Germany“ bedeutet auch umwelt- und sozialverträgliche Produktion.

Tipp 5: Bewahren Sie im Betrieb größtmögliche Flexibilität.

Ein flexibler Produktionsscanner kann einfach vor Ort nachgerüstet und gewechselt werden. Es kann mit Ihren wachsenden Anforderungen wachsen oder ganz neue Anforderungen erfüllen. Upgrade- und Updatefähigkeit sollten über die Scangeschwindigkeit hinausgehen und auch Funktionen der Bildoptimierung und Bildverarbeitung beinhalten. Darüber hinaus ist das flexible Scansystem so konzipiert, dass zukünftige Produktverbesserungen einfach umgesetzt werden können: beispielsweise durch den Austausch von Komponenten oder Software-Updates.

Tipp 6: „Wer billig kauft, kauft oft zweimal.“

Die alte Binsenweisheit gilt auch für Produktionsscanner. Billigprodukte haben immer einen Haken. Ob minderwertige Teile verbaut werden oder die Produktion in Ländern mit Niedriglöhnen und fragwürdigen Umweltstandards stattfindet. Qualität hat ihren eigenen Preis. Außerdem sagt der Anschaffungspreis eines Scanners wenig über dessen Gesamtbetriebskosten aus. Diese werden durch Verschleiß und Ersatzteilkosten, die Langlebigkeit der verwendeten Komponenten und die Wartungsfreundlichkeit des Scanners bestimmt. Ein intelligent konzipierter Scanner kann weitgehend vom Benutzer selbst gereinigt und bei Bedarf gewartet werden.

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Tipp 7: “So überprüfen Sie, wer für immer gebunden ist …”

Seien Sie während des Kaufprozesses immer kritisch. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die verschiedenen Modelle anhand der Anforderungsliste miteinander zu vergleichen. Testen Sie es: Richten Sie eine Testsituation ein und testen Sie die Geräte. Scannen Sie beispielsweise einige Tage Produktivbetrieb und analysieren Sie, wie sich die Bildqualität in Schwarzweiß, in Farbe und bei hoher Geschwindigkeit verändert und welche Erkennungsrate Sie erreichen.

Tipp 8: Bewahren Sie Ihre Unabhängigkeit

Machen Sie sich bei Hard- und Softwarekomponenten oder externer Beratung nicht von einem einzelnen Anbieter abhängig. Akzeptieren Sie Support und Unterstützung, aber behalten Sie jederzeit die vollständige Kontrolle über Ihren Scan-Workflow. Bevorzugen Sie Anbieter, die Ihnen einen Kapazitätspool zur Verfügung stellen. Der Competence Pool bündelt die Erfahrung und das Wissen des Herstellers und seiner Partner rund um das Thema „Digital Document Capture“. Nutzen Sie diese Informationen für eine kompetente Beratung oder notwendige Integrationsleistungen, behalten Sie aber stets die Fäden in der Hand.

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